Kearsipan Sitem abjad ( alphabetic filing sistem )

Kearsipan Sistem Abjad (alphabetic filing system)

Pengertian Kearsipan Sistem Abjad

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Contoh: Kearsipan Sistem Abjad.

Karton penyekat abjad Map ordner sistem abjad

Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.

Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system)

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:

1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :

1. Kode
   Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
2. Indeks
   Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
3. Mengindeks
   Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
4. Unit
   Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
5. Kode Arsip
   Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.

Peraturan Mengindeks

Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan, instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang, dibedakan atas: Peraturan mengindeks nama orang Indonesia

6.  

a.1.	Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis. Contoh:
a.2.	Nama Ganda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan nama akhir. Contoh:
a.3.	Nama keluarga, suku dan marga. Nama orang yang diikuti nama keluarga (Jawa), atau nama suku/marga/kaum (Minang, Batak, dll) diindeks berdasarkan nama keluarga, suku, marga, dll Contoh:
a.4.	Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang Contoh:
a.5.	Nama yang memakai gelar kebangsawanan, keagamaan, kesarjanaan dan kepangkatan. Contoh:
a.6.	Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (orang Bali) diutamakan nama diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada. Contoh:
a.7.	Nama yang didahului nama Baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya. Contoh:
a.8.	Nama wanita yang diikuti nama suami, keluarga suami,atau nama orang tuanya termasuk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga suami atau nama keluarganya.
a.9.	Nama yang memakai kata bin, binti, dan al. Diindeks menjadi satu nama dalam satu unit. Contoh:
a.10.	Nama orang yang masih memakai ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam ejaan tersebut dan diberi Lembar penunjuk silang untuk melihat nama dalam ejaan baru Contoh:

7. Peraturan mengindeks nama orang asing, yang dibedakan atas :

b.1.	Nama orang Barat, Jepang, India, Korea dan sejenisnya, diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli. Contoh:
b.2.	Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai satu kata. Contoh:
b.3.	Nama ketiga (surname) orang barat yang diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti : A, D, Del, Dela, Des, L, Le, Mc, St, Fitzs, dll. Contoh:
b.4.	Nama orang Cina dan Korea. Diindeks tetap nama keluarga, karena nama keluarga berada di depan nama Contoh:

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan

1. Nama perusahaan pada umumnya
   Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya.
   Contoh :
   
2. Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat harus diperpanjang kemudian diindeks sesuai nama.
   Contoh :
   
3. Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang menggunakan huruf, dan yang memakai tanda penghubung.
   Contoh :
   
4. Nama badan usaha yang bergerak dibidang pendidikan
   Contoh :
   

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah

1. Nama Instansi/Lembaga Pemerintah
   Yang diindeks adalah nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya ditempatkan dalam kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal, maka sifat organisasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi.
   Contoh :
   
2. Nama Instansi Negara Asing
   Diindeks unit politik negara yang bersangkutan.
   Contoh :
   

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan

Diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada unit terakhir.
Contoh :

Merancang Daftar Klasifikasi

Dalam merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu:
a. Nama Perorangan
b. Nama Perusahaan
c. Instansi Pemerintah
d. Nama Organisasi dan Perhimpunan

Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya.

Contoh :

A, B, C,…………………………………Z

Aa, Ab, Ac, ……………………………Az

Aba, Abb, Abc, ………………………Abz

Aca, Acb, Acc, …………………………Acz

Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat diurut sbb :

Aan,Jamaan	Baenulhaq	Carli	Dahrul
Abas,Abdul	Bainulhakim	Carlianis	Darman,Iskandar
Abbas,Yasir	Badrianus	Channe	Dasman,Yusar
Abdul,Yadi	Badri,Mutia	Cherry,Retno	Dirman,Asri

Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

Jenis-jenis peralatan kearsipan sistem abjad adalah :

1. Filling Cabinet
   
   

2. Guide
   
   

3. Map Folder
   
   

4. Kotak Sortir
   
   

5. Kartu Indeks
   
   

Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:
1. Pengumpulan Surat
2. Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian
kearsipan.
3. Memeriksa
Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan
melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di
atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai
diproses dan boleh disimpan.

6. 
   4. Mengindeks
   Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
   Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengirim atau nama penandatangan surat.
   
   Contoh:
   Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.
   
   Cara Mengindeks:
   PT.Waringin Indeks Waringin PT
   Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.
   5. Memberi Kode
   Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.
   
   Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.
   
   Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.
   6. Menyortir Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.
   7. Menempatkan arsip. Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.

8. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang
berlaku.

Prosedur Penemuan Kembali (Finding)

Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.
2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.
3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya.
   
   Contoh surat out slip:
   
   

Cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip dalam lemari arsip sistem abjad.
Misalnya:
Surat diterima dari langganan Sukri Ahmad, diindeks menjadi Ahmad,Sukri
Setelah diindeks kodenya adalah A atau Ah , maka surat di simpan di dalam laci A-Z, di belakang guide A, di dalam folder A.

Jika kodenya dibuat Ah, maka surat dapat disimpan di dalam laci ABC, di belakang guide A, di dalam folder Ah .
Atau di dalam laci A, di belakang guide A, di dalam folder Ah bagi yang membuat laci-laci sebanyak abjad. Begitu juga dalam penemuan kembali arsip.

4. Menyerahkan arsip kepada peminjam
   Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.